Tietosuoja

EU:n uutta tietosuoja-asetusta (GDPR) aletaan soveltaa toukokuussa 2018. Se vaikuttaa kaikkiin yrityksiin ja palveluihin, joissa käsitellään henkilötietoja – myös meihin Xenia Toursissa. Tietosuojalaki tuo mukanaan velvollisuuksia, joita yritysten on noudatettava. Siksi tässä alla on selvitys siitä, miten me mm. keräämme, käytämme ja säilytämme henkilötietoja.

Tietosuoja- ja evästekäytäntö

Tämä tietosuoja- ja evästekäytäntö säätelee tapaa, jolla Xenia Tours Oy ja kanssamme yhteistyössä toimivat yritykset ja free lance -työntekijät keräävät, käyttävät, ylläpitävät ja paljastavat asiakkailta (jäljempänä ”Asiakas tai Asiakkaat”) matkojen varaamisen ja järjestämisen yhteydessä keräämiämme tietoja. Edellä mainittu koskee myös www.xeniatours.fi-sivuston (jäljempänä ”Sivusto”) kautta kerättyjä tietoja. Xenia Tours Oy vastaa Sivuston kautta ja muuten saatujen henkilötietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetusten mukaisesti. Kun asiakas asioi kanssamme, katsomme, että meillä on häneltä saatu suostumus kerätä ja käyttää häneltä saatuja tietoja.

Henkilötiedot

Xenia Tours Oy voi kerätä Asiakkailta henkilötietoja, kun Asiakkaat tekevät tilauksen, tilaavat uutiskirjeen, osallistuvat kilpailuun tai myynninedistämiskampanjaan, vastaavat kyselyyn tai täyttävät lomakkeen. Asiakkailta voidaan kysyä tarpeen mukaan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite ja postinumero, maa, kansallisuus, sukupuoli, syntymäpäivä, passin numero, passin myöntämispäivä ja viimeinen voimassaoloaika sekä henkilötunnus. Lisäksi voidaan kysyä muita matkakohteena olevan maan viisumihakemuksissa tarvittavia tietoja. Lisäksi evästeitä käytettäessä Xenia Tours Oy käsittelee Asiakkaiden IP-osoitteita. Lisätietoja evästeiden käytöstä on jäljempänä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakkaiden henkilötietoja käytetään varauksen tekemiseen, maksun käsittelyyn, varausta koskevaan yhteydenpitoon, viisumien hankkimiseen, asiakaspalvelua varten ja palvelujen parantamiseksi, Asiakkaille toimitettaviin palveluihin liittyvien ongelmien ennakoimiseksi ja ratkaisemiseksi, Asiakkaiden tilaamien uutiskirjeiden lähettämiseen sekä asiakastilastoja varten. Lisäksi tietoja voidaan käyttää markkinointikampanjan, kyselyn tai kilpailun järjestämiseen tai muita sivuston toimintoja ja/tai muita markkinointitarkoituksia varten. Xenia Tours Oy voi käyttää näitä tietoja myös tekniseen ja toiminnalliseen hallinnointiin sekä Sivustomme ja myyntisovelluksen kehittämiseen ja käyttäjäkokemuksen mukauttamiseen. Lisäksi voimme käsitellä käyttäjätietoja lakiin tai määräyksiin perustuvien vaatimusten täyttämiseksi. Xenia Tours Oy voi käyttää Asiakkaiden henkilötietoja Sivuston maksujen käsittelyn yhteydessä tapahtuvien petosten ehkäisemiseksi. Xenia Tours Oy voi käsitellä Asiakkaiden henkilötietoja tässä yhteydessä lain mukaisen oikeutetun edun perusteella.

Uutiskirjeet

Xenia Tours Oy voi lähettää Asiakkaille, jotka ovat ostaneet matkan Sivustomme kautta, uutiskirjeitä, jotka koskevat samankaltaisia tuotteita, ellei Asiakas ole kieltänyt sitä ostohetkellä. Jos Asiakas haluaa hyödyntää tarjouksiamme, hän voi milloin tahansa tilata uutiskirjeemme. Uutiskirjeet voivat sisältää yritystä koskevia uutisia tai päivityksiä tai Xenia Tours Oy:n tuotteita tai palveluja koskevia tietoja tai tarjouksia. Näitä sähköpostiviestejä voidaan mukauttaa Asiakkaiden henkilötietojen, aiempien ostosten ja verkkosivustolla navigoinnin mukaisesti. Jos Asiakas haluaa jossain vaiheessa lopettaa sähköpostiviestien tilaamisen, hän voi napsauttaa uutiskirjeessä tekstiä ”Eroa postituslistalta” ja lopettaa tilauksen valintavalikon kautta. Asiakas voi lopettaa uutiskirjeen tilauksen myös ilmoittamalla asiasta asiakaspalveluumme puhelimitse tai sähköpostitse, minkä jälkeen lopetamme tilauksen manuaalisesti. Kysymyksiä, kommentteja ja/tai valituksia voi esittää asiakaspalvelumme kautta. Yhteystiedot ovat jäljempänä.

Asiakkaiden kirjoittamat arvostelut

Xenia Tours Oy voi pyytää Asiakasta, joka on varannut matkan yritykseltämme, kirjoittamaan arvostelun. Asiakkaat voivat kieltää arvostelunsa näyttämisen. Asiakkaan kirjoittaman arvostelun avulla Xenia Tours Oy voi tarjota muille Asiakkaille tietoja matkakokemuksesta ja sen laadusta ja Asiakkaan muista mahdollisesti käyttämistä palveluista. Xenia Tours Oy voi käsitellä Asiakkaan henkilötietoja tässä yhteydessä lain mukaisen oikeutetun edun perusteella.

Evästeet ja vastaavat menetelmät

Edellä mainitun lisäksi voimme käyttää evästeitä tai vastaavia menetelmiä aina, kun Asiakkaat käyttävät Sivustoamme. Evästeet ovat pieniä määriä dataa, joka tallentuu Asiakkaan laitteeseen tämän vieraillessa Sivustolla. On syytä huomata, että Sivustomme käyttö ei välttämättä ole mahdollista hyväksymättä evästeiden käyttöä.

Sivusto käyttää seuraavia evästeitä:

  • Toiminnalliset evästeet

Nämä evästeet voivat tallentaa Asiakkaan selaimen nimen, tietokoneen tyypin sekä teknisiä tietoja tavasta, jolla Asiakas on yhteydessä Sivustoomme, kuten käyttöjärjestelmän, käytetyt Internet-palveluntarjoajat sekä muita vastaavia tietoja. Näitä tietoja käytetään Sivustollamme navigoinnin ja Sivustomme käytön helpottamiseen teknisesti. Lisäksi toiminnallisia evästeitä voidaan käyttää tallentamaan henkilökohtaisia asetuksia, kuten kielen, tai muistamaan Asiakaan tilaustiedot seuraavia käyntikertoja varten, jos Asiakas niin pyytää.

  • Analytics-evästeet

Lisäksi Sivustollamme käytetään Analytics-evästeitä, joita Google Analytics sijoittaa käyntimäärien mittaamiseksi ja Asiakkaiden keskuudessa Sivuston suosituimpien osien tunnistamiseksi. Näiden tietojen avulla voidaan toimittaa koonti- ja tilastotietoja Sivustomme käytöstä ja kehittää Sivustomme sisältöä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Lisäksi Sivustollamme käytetään Analytics-evästeitä mittaamaan sitä, miten Asiakkaat ovat löytäneet Sivustomme, jotta saamme tietoa sähköpostikampanjoiden, mainosten tai ulkopuolisten tahojen sivustoilla olevien AdWords-mainosten tehokkuudesta. Analytics-evästeet yhdistetään henkilötietoihin, joita tallennamme Asiakkaista edellä kuvatulla tavalla, jotta voimme mukauttaa uutiskirjeitämme ja esittää mukautettuja mainoksia ulkopuolisten tahojen sivustoilla.

Google voi kuitenkin yhdistää näitä tietoja yleisiin tietoihin, joita sillä on Asiakkaasta muiden palvelujensa kautta. Siksi Xenia Tours Oy käyttää Google Analyticsia vain Asiakkaan luvalla. Koska Xenia Tours Oy ei voi vaikuttaa näihin palveluihin, pyydämme tutustumaan Googlen palvelutietoihin osoitteessa support.google.com/analytics/.

  • Mainosevästeet Facebookin ja ulkopuolisten tahojen sivustojen kautta

Sivustollamme käytetään lisäksi evästeitä mukautetun uutissyötteen ja mukautettujen mainosten esittämiseksi Asiakkaan sivustokäyttäytymisen ja aiemman ostokäyttäytymisen perusteella, kun Asiakas käy Facebookissa tai muilla ulkopuolisten tahojen sivustoilla. Käytämme evästeitä näihin tarkoituksiin vain, mikäli Asiakas myöntää meille siihen luvan. Tämän jälkeen Xenia Tours Oy:n mainoksia voi edelleen näkyä muilla sivustoilla ja Asiakkaan sosiaalisen median uutissyötteissä, mutta palveluntarjoajamme tai me emme mukauta niitä. Xenia Tours Oy:n tietosuoja- ja evästekäytäntö ei koske kyseisten verkkosivustojen käyttöä, ja suosittelemme Asiakasta tutustumaan kyseisten verkkosivustojen tietosuoja- ja evästekäytäntöihin, mikäli hän kaipaa lisätietoja.

  • Sosiaalisen median evästeet

Asiakas voi jakaa Sivustomme osia sosiaalisessa mediassa, kuten Twitterissä, Facebookissa tai LinkedInissä. Nämä sosiaalisen median palvelut käyttävät evästeitä, jotta jakaminen olisi mahdollista. Xenia Tours Oy:n tietosuoja- ja evästekäytäntö ei koske kyseisten verkkosivustojen käyttöä. Pyydämme tutustumaan kyseisten sosiaalisen median palvelujen tietosuojalausuntoihin, joissa on tietoja näiden evästeiden käytöstä (Facebook / Twitter / LinkedIn).

Evästeiden poistaminen

Evästeet eivät tallenna Asiakkaiden sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita tai vastaavia tietoja, mutta yleensä ne käsittelevät Asiakkaan IP-osoitteen. Jos Asiakas ei halua, että hänen tietokoneeseensa tallentuu evästeitä, tai jos hän haluaa poistaa jo tallennettuja evästeitä, hän voi tehdä tarvittavat määritykset selaimen asetuksissa. Näiden asetusten muuttaminen vaihtelee selaimittain. Verkkosivustolla all about cookies on englanniksi selkeät toimintaohjeet tätä varten. On syytä huomata, että kun tallennetut evästeet on poistettu, Sivusto on tämän jälkeen käytettävissä vasta, kun evästeet hyväksytään uudelleen.

Kuinka suojaamme Asiakkaiden tiedot

Noudatamme asianmukaisia tietojen keräämistä, tallentamista ja käsittelyä koskevia käytäntöjä ja varotoimia, jotta voimme suojata Sivustollemme tai Sivustomme kautta tallennetut Asiakkaan henkilötiedot, käyttäjätunnuksen, salasanan, tapahtumatiedot ja muut tiedot luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, paljastamiselta tai tuhoamiselta.

Käytämme seuraavia varotoimia:

  • Fyysisen pääsyn suojaus
  • Kassakaappi arkistointia varten
  • Pääsyn suojaus salasanoilla/PIN-koodeilla
  • Suojaus avaimilla tai kulkuluvilla.

Arkaluonteisten ja yksityisten tietojen vaihto Sivuston ja sen Asiakkaiden välillä tapahtuu SSL-suojatun tietoliikenneyhteyden kautta, ja tiedonsiirto on salattu ja suojattu digitaalisilla allekirjoituksilla. Vaikka Xenia Tours Oy noudattaa kohtuullista huolellisuutta tarjotessaan suojattua tiedonsiirtoa Asiakkaan laitteiden ja järjestelmiemme välillä, emme voi varmistaa emmekä taata minkään meille Internetin kautta siirrettyjen tietojen suojausta. Jos tietoomme tulee jokin suojausrikkomus, joka mahdollistaa luvattoman pääsyn Asiakkaan henkilötietoihin, pyrimme tiedottamaan asiasta Asiakkaille.

Asiakkaiden henkilötietojen jakaminen

Voimme toimittaa Asiakkaan henkilötietoja lentoyhtiöille, majoituspalveluille tai muille ulkopuolisille tahoille, mikäli se on tarpeen varauksen tekemistä varten. Muuten emme jaa, myy, vaihda, emmekä vuokraa Asiakkaiden henkilötietoja muille. Voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia apuna liiketoiminnassamme ja Sivustomme ylläpitämisessä tai hallinnoimaan puolestamme toimintoja, kuten uutiskirjeiden tai kyselyjen lähettämistä. Xenia Tours Oy saattaa antaa Asiakkaiden henkilötietoja maksupalveluntarjoajan tai petoksenehkäisyntarjoajan käyttöön Xenia Tours Oy:n sekä Asiakkaan ja tämän etujen suojelemiseksi sikäli kuin tämä on tarpeellista Sivuston maksujen käsittelyn yhteydessä tapahtuvien petosten ehkäisemiseksi. Xenia Tours Oy voi käsitellä Asiakkaan henkilötietoja tässä yhteydessä lain mukaisen oikeutetun edun perusteella.

Ulkopuolisten tahojen verkkosivustot

Asiakkaat voivat havaita Sivustollamme mainoksia tai muuta sisältöä, joka toimii linkkinä kumppaniemme, toimittajiemme, mainostajiemme, rahoittajiemme, lisenssinantajiemme ja muiden ulkopuolisten tahojen sivustoille tai palveluihin. Emme valvo näillä sivustoilla näkyvää sisältöä tai linkkejä, emmekä vastaa Sivustoomme tai Sivustoltamme linkitettyjen sivustojen käytännöistä. Lisäksi nämä sivustot tai palvelut sisältöineen ja linkkeineen voivat muuttua jatkuvasti. Näillä sivustoilla ja palveluilla voi olla omat tietosuoja- ja asiakaspalvelukäytäntönsä. Selaaminen ja vuorovaikutus millä tahansa muulla verkkosivustolla, mukaan lukien verkkosivustot, joilla on linkki Sivustoomme, tapahtuu kyseisen verkkosivuston omien ehtojen ja käytäntöjen mukaisesti.

Tähän tietosuoja- ja evästekäytäntöön tehtävät muutokset

Xenia Tours Oy voi harkintansa mukaan päivittää tämän tietosuoja- ja evästekäytäntönsä milloin tahansa. Tällöin muutamme tämän sivun lopussa olevan päivityspäivämäärän. Kehotamme Asiakkaita käymään usein tällä sivulla tutustumassa mahdollisiin muutoksiin, jotta he pysyvät ajan tasalla siitä, miten suojaamme keräämiämme henkilötietoja.

Ilmoitus- ja yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuoja- ja evästekäytännöstä tai Sivuston käytännöistä, käytä seuraavia yhteystietoja:

Xenia Tours Oy, Satu Myllys, Rinnenmäentie 40, 07150 Laukkoski

Puhelinnumero: 050-597 7565 Sähköposti: info@xeniatours.fi

Tämä asiakirja päivitettiin viimeksi toukokuussa 2018.

Ostoskorisi on tyhjä

Toimitusehdot

Nämä toimitusehdot ovat voimassa 18.5.2018 alkaen.

Verkkokauppa

Xenia Tours Oy
Rinnenmäentie 40
07150 Laukkoski

050 597 7565
info@xeniatours.fi
www.xeniatours.fi
0975711-4

Xenia Toursin nettikauppa myy tuotteita täysi-ikäisille yksityishenkilöille. Matkatoimistoalalla on käytössä voittomarginaalijärjestelmä. Tästä syystä tuotteiden hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa (alv 0 %). Tuotteiden hinnan lisäksi perimme toimistomaksua 15 €/tilaus, mikäli lähetämme sinulle erillisen laskun postilla. Pidätämme oikeuden hintojen ja toimituskulujen muutoksiin.

Tilaaminen

Tuotteet tilataan verkkokaupassa siirtämällä ne ostoskoriin ja maksamalla ostoskorin sisältö verkkomaksupalvelussa. Kaikki asiakastiedot käsitellään luottamuksellisesti. Tilauksen yhteydessä kysyttyjä tietoja käytetään matkojen järjestämisen, varaamiseen ja markkinointiin, kuten on tarkemmin kerrottu kohdassa Tietosuoja. Tilatessasi verkkokaupasta sinun edellytetään tutustuneen ja sitoutuneen kulloinkin voimassa oleviin matkapakettiehtoihin.

Maksaminen ja maksutavat

Maksupalveluna toimii Klarna Checkout, jonka kautta maksuvaihtoehtoina toimivat lasku, osamaksu, korttimaksu sekä verkkopankkimaksut.

Ilmoittamalla tietoja kassalla hyväksyt Klarna AB:n (Klarna AB, Sveavägen 46, 111 34 Stockholm) ehdot. Painamalla ”Osta” painiketta hyväksyt yleiset valmismatkaehdot ja Xenia Tours mahdolliset erityismatkaehdot.

Tilaus- ja maksuvahvistus

Kun olemme vastaanottaneet tilauksesi, lähetämme sinulle välittömästi sähköpostilla tilausvahvistuksen, josta näkyvät tilaustietosi. Tarkasta aina tilausvahvistuksen sisältö. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteys asiakaspalveluumme puhelin 040-580 1726 tai 050-597 7565 tai sähköposti info@xeniatours.fi. Säästä tilausvahvistus, mikäli joudut ottamaan yhteyttä meihin. 

Tilausvahvistus on todiste matkustajan varaamasta matkasta. Matkustajalla on velvollisuus heti tarkistaa tilausvahvistus ja ilmoittaa virheistä. Tarkista laskusta ja matkustusasiakirjoista hotelli-, laiva- ja lentotietojen sekä matkapäivien oikeellisuus ja matkustajien tiedot (nimi, sukupuoli, lasten ikä yms.). Mahdollisten epäselvyyksien ilmetessä ota välttömästi yhteyttä toimistoomme. 

Asiakaspalveluumme saat yhteyden seuraavilla tiedoilla:

Xenia Tours Oy
Rinnenmäentie 40
07150 Laukkoski

050 597 7565
info@xeniatours.fi
www.xeniatours.fi
0975711-4

Toimistomaksu ja matkan peruuttaminen

Tuotteiden hinnan lisäksi perimme toimistomaksua 15 €/tilaus, mikäli lähetämme sinulle erillisen laskun postissa. Pidätämme oikeuden hintojen ja toimistomaksun muutoksiin. Matkan peruutusehdot on selitetty tarkemmin kohdassa Seuramatkaehdot.